RFP İş Dünyasında Ne Anlama Geliyor?

Bir işletme, belirli becerilere veya ekipmana ihtiyaç duyduğunda, ancak bu ihtiyacı şirket içinde karşılayamadığında, bir Teklif Talebi gönderilebilir. RFP'ler, işletmelerin birbirleriyle iletişim kurmasına ve sağlıklı rekabeti teşvik etmesine yardımcı olur. Bir işletmenin almak istediği tekliflerin sayısına bağlı olarak, bir RFP birkaç işletmeye gönderilebilir veya herhangi bir işletmenin teklif vermesi için halka açık olabilir.

Teklif İsteği

İşletmeler ve devlet kurumları, diğer işletmelerden hizmet veya ekipmana ihtiyaç duyduklarında Teklif Talepleri yayınlar. Ticaret dergilerinde, gazetelerde veya çevrimiçi veritabanlarında yayınlanan RFP'ler, bir sektördeki önceki bir çalışma ilişkisine veya itibara dayalı olarak listelenen belirli hizmetleri veya ekipmanı sağlama kapasitesine sahip olduğu kabul edilen işletmelere, danışmanlara veya kar amacı gütmeyen kuruluşlara da doğrudan gönderilebilir.

RFP Bileşenleri

Bir Teklif Talebi, bir projenin tamamlanması veya belirli sayıda malzeme veya ekipman parçasının yerine getirilmesi gibi ihtiyaç duyulan hizmet veya ekipmanı açıkça belirtmelidir. RFP, projenin kapsamını, çıktıları, bütçeyi ve tüm kilometre taşlarını ve son teslim tarihlerini içermelidir. Malzeme veya ekipman talep ediliyorsa, RFP, toplam parça sayısına ek olarak, teslimat için bir bütçe ve tarih sağlamalıdır. RFP ayrıca teklif sunumu için bir son tarih ve özgeçmişler, bütçe tahminleri veya uygulanabilir beceriler ve uzmanlık listesi gibi malzemeler için bir talep içermelidir. Teklif sahiplerinin başka soruları olması durumunda iş iletişim bilgilerini ekleyin.

İhale Süreci

Teklif verme süreci, RFP kamuya açık olarak yayınlandığında başlar. RFP'yi yerine getirmekle ilgilenen şirketler ve yükleniciler, istenen tüm bilgileri son tarihe kadar sunmalıdır. Son teslim tarihi geçtikten sonra, proje için en uygun adayı bulmak için teklifler bir inceleme sürecinden geçer. İşletme, proje üzerinde çalışmaya başlamak için kazanan teklif verenle iletişime geçer.

Teklif Listeleri

İşletmeler, bağımsız yüklenicileri ve şirket projelerinde çalışmak için gereken becerilere veya sektör deneyimine sahip diğer işletmeleri içeren teklif listeleri oluşturabilir. İşletmeler, diğer işletmelerden veya bireylerden gelen teklif listelerine katılma isteklerini kabul edebilir veya işletme başkalarını katılmaya davet edebilir. Yönetilebilir bir listeyi korumak için şirketler ve yükleniciler, birkaç yılda bir yeni bir talep göndererek listeye yeniden katılmak zorunda kalabilir veya listedeki bir yeri gerekçelendirmek için şirket profillerini güncellemek zorunda kalabilir.

Bir RFP'ye yanıt verme

Bir RFP'ye yanıt verirken, teklif incelemesine hak kazandığınızdan emin olmak için, tüm soruları yanıtladığınızdan ve özgeçmişler, referanslar, müşteri referansları, belirli beceri ve deneyimlerin listesi, çalışan sayısı ve diğer öğeler gibi istenen materyalleri sağladığınızdan emin olun. Örneğin, RFP bir maksimum sayfa sınırı içeriyorsa, bu sınırın içinde kalın. Ayrıca, çoğu işletme vade tarihinden sonra gönderilen bir teklifi kabul etmeyeceğinden, tüm RFP son tarihlerini karşıladığınızdan emin olun. Teklifinizi profesyonel bir şekilde hazırlayın ve çalıştığınız sektöre uygun bir dil kullanın.