5 Tür İş Dokümanı

Bir şirket, belgeleri iletişim kurmak, işle ilgili işlem yapmak ve üretkenliğini analiz etmek için kullanır. İş belgeleri, kısa e-posta iletilerinden karmaşık yasal anlaşmalara kadar çeşitlilik gösterir. Bazı belgeler çalışanlar ve işletme sahipleri tarafından hazırlanırken, diğerleri ise muhasebeciler ve avukatlar gibi şirket dışından profesyoneller tarafından hazırlanır. Belgeler bir kuruluşun yaptıklarının kanıtını sağladığından ve yıllarca başvurulabileceğinden, iyi yazılmaları önemlidir.

E-postalar ve Memorandumlar

İş arkadaşları genellikle bilgileri birbirlerine iletmek için e-posta kullanırlar. E-posta yaygınlaşmadan önce, ofis içi mesajlar için notlar kullanılıyordu. Notlar, bir mesajın belirli bir dosyaya eşlik etmesi gerektiği durumlarda ve bir e-postadan daha fazla gizlilik gerektiren durumlarda hala kullanılmaktadır.

Hem not hem de e-posta, göndereni ve alıcıyı tanımlar ve bir konu satırı içerir. Metin, bir veya daha fazla paragrafta formatlanmıştır.

Dış İletişim için İş Mektupları

İş mektupları, ofis dışındaki kişilerle iletişim kurmak için kullanılır. Alıcılar, müşterileri, diğer işletmelerdeki meslektaşları, hizmet sağlayıcıları, işletmeye danışmanlık yapan uzmanları, devlet görevlilerini ve iş başvurusunda bulunanları içerebilir. Bir iş mektubu genellikle, antetli kağıt hariç, mektubun tüm öğelerinin sol kenar boşluğuyla hizalandığı blok stilinde biçimlendirilir.

E-posta ile gönderilebilir veya posta ile teslim edilebilir. Bir e-posta metninde bir mektup gönderilirse, gönderen e-postanın altında adını, iş unvanını ve iletişim bilgilerini içerir.

Bilgi Aktarımı için İş Raporları

İş raporları, bilgileri daha resmi ve genellikle bir mektuptan daha uzun bir formatta aktarır. Raporlar, güvenlik uyumluluğu, satış rakamları, finansal veriler, fizibilite çalışmaları ve pazarlama planları gibi çeşitli konuları kapsar. İstatistikler, çizelgeler, grafikler, resimler, vaka çalışmaları ve anket sonuçlarını içerebilirler. Yatırımcıların yararına bazı raporlar yayınlanmaktadır. Aylık satış raporu gibi bir rapor periyodik ise, kolaylık sağlamak ve önceki raporlarla karşılaştırmayı sağlamak için bir şablon kullanılır.

Müşterilerle İş Yapmaya Yönelik İşlem Belgeleri

Bir şirket, müşterileriyle iş yapmak için belgeleri kullanır. Zaman kazanmak için bu belgeler, sipariş formu, gönderim sayfası, fatura veya makbuz gibi bir form olarak biçimlendirilebilir. Kullanılan işlem belgelerinin türleri, bir işletmenin niteliğine göre biraz farklılık gösterir. Örneğin, bir sigorta acentesi, sigorta uygulamaları ve poliçeleri üretirken, bir borç veren kredi başvurularını ve ipotek belgelerini kullanır.

Bazı alanlarda, işletmeler başkalarıyla anlaşma ve sözleşmeler yapar; bu belgeler şirketin avukatı tarafından hazırlanabilir.

İşletmeyi Yönetmek İçin Finansal Belgeler

Bir işletme, bütçesini aşmamak, bütçe teklifleri hazırlamak ve vergi beyannamelerini dosyalamak için finansal belgeleri kullanır. Bu belgeler arasında makbuz kayıtları, maaş bordrosu raporları, ödenen faturalar, banka ekstreleri, gelir beyanları, bilançolar ve vergi raporlama formları bulunur. Bu belgeler şirketin muhasebecisi tarafından hazırlanabilir.

Bir işletme sahibi, şirketin finansal başarısını belirlemek ve verimsiz alanları belirlemek için bu belgeleri kullanır. Bir departman başkanı, bir bütçe teklifi hazırlamak için mali belgeleri kullanabilir.