Talep ve Satın Alma Siparişi Arasındaki Fark

Çalışanlarınızı malzeme veya sarf malzemelerine ihtiyaç duyduklarında fazladan evrak doldurmaya ikna etmek zor olabilir, ancak bir tedarik sistemi kurmak maliyetleri kontrol etmeye yardımcı olur ve mali hesaplarınızı denetlemeye çalışırken bir kağıt izi oluşturur. Satın alma talepleri ve satın alma siparişleri, işletmenizin yürütmesi gereken kalemleri edinme sürecindeki temel belgelerdir ve sipariş verme sürecini dahili ve harici olarak standartlaştırır.

İpucu

Satın alma talebi, şirketinizin posta odası gibi dahili bir departmanının, satın alma departmanının dışarıdan bir satıcıdan sipariş vermesini istediği öğeleri listeleyerek şirketinizin satın alma departmanına gönderdiği bir formdur. Bir işletmenin satın alma departmanı satın alma talebini onayladıktan sonra, talep edilen malların dış satıcısına bir satın alma emri vererek satış işlemini başlatır.

Bir Satın Alma Talebi Gönderme

Satın alma talebi, şirketinizin posta odası gibi dahili bir departmanının, satın alma departmanının dışarıdan bir satıcıdan sipariş vermesini istediği öğeleri listeleyerek şirketinizin satın alma departmanına gönderdiği bir formdur. Bireysel formlar işletmeye göre farklılık gösterse de, satın alma talepleri genellikle öğeleri talep eden departmanın adı, talep edilen öğelerin tam sayısı, öğelerin genel bir açıklaması, normal dış tedarikçinin yasal adı ve beklenen fiyat dahil olmak üzere belirli bilgiler gerektirir. satın alma. Bir satın alma talebi, satın alma departmanı tarafından onaylanır veya reddedilir.

Talepler Ne Zaman Gereklidir?

Küçük alımlar için, dahili departmanların bir şirket kredi kartı kullanarak doğrudan perakendecilerden ürün satın alması ve satın alma departmanına talepte bulunma sürecini tamamen atlaması genellikle standart prosedürdür. Genellikle, önerilen bir satın alma belirli bir miktarı aştığında işletmeler bir satın alma talebine ihtiyaç duyar. Örneğin, Tufts Üniversitesi, 2.000 $ 'ı aşan çoğu satın alma işlemi için bir talep siparişi gerektirir. Diğer işletmeler, çok daha küçük satın alımlar için talep siparişleri gerektirir.

Satın Alma Siparişlerini Verme

Bir işletmenin satın alma departmanı satın alma talebini onayladıktan sonra, talep edilen malların dış satıcısına bir satın alma emri vererek satış işlemini başlatır. Satın alma siparişleri, satın alma ofisinin adı, satın alınan ürünler, teslimat adresi, ödeme koşulları, faturalama talimatları ve satın alma siparişi numarası gibi belirli bilgileri içermelidir. Kayıt tutmaya yardımcı olmak için, satın alma siparişleri tipik olarak ilişkili satın alma talebiyle aynı numaraya sahiptir. Dış satıcı satın alma siparişini kabul ettiğinde, bu hem alıcı hem de satıcı için bağlayıcı bir sözleşme haline gelir.

Dahili İşlemler için Satın Alma Siparişleri

Satın alma talebi, bir departmandan diğerine gönderilen ve şirketin harici bir satıcıdan ürün satın almasını isteyen dahili bir belgedir. Tipik olarak, bir satın alma siparişi, bir satış işleminin parçası olarak bir dış tarafa giden harici bir belgedir. Ancak dahili olarak da kullanılabilir. Bazen bir işletmenin bir departmanı başka bir departmandan ekipman veya malzeme satın almak ister; bu gibi durumlarda, birçok işletme satın alma departmanının departmanlar arası bir satın alma siparişi vermesini ister.

Departmanlar arası satın alma siparişleri, departmanların ayrı işletme bütçelerine sahip olduğu büyük işletmelerde finans veya muhasebe ofisi için faydalı olabilir.