Bir Bilgi Yönetim Sisteminin Özellikleri

Bir bilgi yönetim sistemi, çeşitli biçimlerde depolanan verileri toplar ve yönetir ve bunlara ihtiyacı olan kişiler için erişilebilir hale getirir. Genellikle, küçük bir işletmenin yalnızca ofis belgelerini ve elektronik tabloları yönetmesi ve bunları çalışanların kullanımına sunması gerekir. Diğerlerinin müşteri verileriyle ilgili ayrıntılı bilgileri toplaması ve yönetmesi gerekebilir. Yine diğer bilgi yönetim sistemleri, verileri bir web sitesi aracılığıyla büyük kuruluşlara ve hatta genel olarak halka açık hale getirir.

Bir kuruluşun gereksinimlerine bakılmaksızın, iyi bir bilgi yönetim sistemi, ihtiyaç duyduğunuz formatlarda verileri toplayıp depolayabilmeli ve yönetebilmeli ve ihtiyaç duyan kişilere uygun platformlarda gerektiğinde bilgi sunabilmelidir .

Bilgi Yönetim Sistemlerini Anlamak

Tek bir yazılım paketi yerine, bir bilgi yönetim sistemini, çalışanların bilgiyi nasıl topladığını, depoladığını ve bunlara eriştiğini belirlemek için şirketiniz tarafından belirlenen bir kurallar sistemi olarak düşünün. İşletmeniz şu anda birbiriyle iletişim kurmayan çok sayıda farklı ürün kullanıyorsa, bir bilgi yönetim sistemini uygulamaya koymadan önce verilerinizi entegre etmek için katma değerli bir satıcı gibi bir uzmanın yardımına ihtiyacınız olabilir.

Bilgiler Toplanmalı ve Saklanmalıdır

Çoğu şirket, birden fazla yerde depolanan çeşitli farklı biçimlerde bilgilere sahiptir. Bazı dosyalar bir şirket sunucusunda depolanırken, diğerleri yerel olarak masaüstlerinde ve dizüstü bilgisayarlarda depolanırken diğerleri Google Drive veya Microsoft OneDrive gibi hizmetlerle bulutta depolanır. Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) yazılımı veya envanter yönetimi yazılımı gibi özel araçlar, bilgileri bu diğer sistemlerden bağımsız tutabilir.

Bir bilgi yönetim sistemi, bilgiyi merkezileştirir, böylece farklı yerlerde veya farklı formatlarda kopyalanmaz, bu da genellikle belgelerin biraz farklı versiyonlarının farklı kişiler tarafından çeşitli zamanlarda erişilebilir olmasına yol açar.

Örnek : Bir CRM yazılımınız varsa, tüm müşteri bilgileri orada saklanmalı ve başka yerlerde kopyalanmamalıdır. Belgeler ve elektronik tablolar ya şirket sunucusunda ya da herkesin erişebildiği, yedeklendiği ve güvence altına alındığı bir bulut çözümünde olmalıdır.

Bilgiler Yönetilebilir Olmalıdır

Yöneticiler, departmanlarının ihtiyaç duyduğu tüm şirket bilgilerine erişebilmelidir. Mevcut belgelerdeki değişiklikleri ve yeni belgelerin yaratılmasını onaylayabilmeli veya reddedebilmelidirler. Bir dosya silinir veya güvenliği ihlal edilirse geri yüklenebilmesi için veriler yedeklenmelidir. Veri erişimi, yalnızca ihtiyacı olanların kullanabilmesi için kısıtlanmalıdır.

Örnek: Bir çalışan müşterilere gönderilen standart bir mektupta bir değişiklik yaparsa, yönetici değişikliği inceleyip onaylayabilir veya belgeyi önceki bir sürüme geri döndürebilir. Bu, Google Drive, OneDrive ve Microsoft SharePoint gibi sistemlerde, belge sahiplerinin değişiklikleri onaylayabildiği veya reddedebildiği ve düzenleme yeteneklerini ve bilgilere belirli kişilere erişme yeteneğini sınırlayabildiği standart bir özelliktir.

Bilgiler Erişilebilir Olmalıdır

Bazı küçük işletmeler için, yalnızca şirket bilgisayarlarından erişilebilen bilgilere sahip olmak tek gereken şeydir. Ancak günümüzde, gittikçe daha fazla işletme bilginin site dışından, tabletlerden ve akıllı telefonlardan erişilebilir olmasını istiyor. Bu, bilgilerin güvenli bir web sunucusu üzerinden ve çoğu durumda bir mobil uygulama aracılığıyla erişilebilir hale getirilmesiyle sağlanabilir.

Örnek: Microsoft Sharepoint'i kullanarak, yalnızca çalışanlar tarafından kullanılan bir şirket portalı web sitesi kurabilirsiniz. Yöneticiler, gerektiğinde herkesin katkıda bulunmasını sağlamak için projeler için iş akışları oluşturabilir. Yöneticiler ayrıca şirket portalında yayınlanan sayfalar için onay gereksinimleri belirleyebilir ve değişikliklerin yalnızca yetkilendirilmiş kişiler tarafından yapılmasını sağlamak için belirli çalışanlara veya gruplara izinler belirleyebilir. Herkes bilgilere bir web tarayıcısı veya tabletleri ve akıllı telefonlarındaki SharePoint uygulaması aracılığıyla erişebilir.