E-postalarda Bir Gruba Nasıl Hitap Edilir

E-postayla bir grup insana hitap etmek, biraz önceden planlama gerektirir. Küçük bir işletme sahibi olarak, alıcılarınızın mahremiyetini, ticari e-postayı düzenleyen yasaları, kime hitap edildiği sürece gerekli görgü kurallarını ve onlara nasıl yazdığınızı göz önünde bulundurmanız gerekir. Gelecekte aynı gruba e-posta göndermeyi planlıyorsanız, Microsoft Outlook gibi çoğu istemcide dağıtım listesi olarak kullanmak üzere bir grup listesi oluşturabilirsiniz.

Kime, CC veya BCC

1

Grup e-postanızı alacak olan herkesin olduğu bir odada olduğunuzu hayal edin. Onların sizinle, birbirleriyle ilişkilerini ve gönderdiğiniz bilgilerdeki paylarını düşünün.

2

"Kime" alanına kendi adınızı yazın ve bu kişiler birbirleriyle zaten tanışmadıysa grup üyelerinin adlarını "BCC" (Kör Karbon Kopya) alanına yerleştirin. BCC alanına girilen tüm bilgiler gizlenir, bu nedenle sizinki dışında hiç kimse herhangi bir ad veya e-posta adresi görmez. Bu, örneğin tüm müşterilerinize bir e-posta gönderiyorsanız uygundur. Gizliliğin diğer tüm e-posta görgü kurallarından üstün olduğunu unutmayın.

3

Doğrudan hitap ettiğiniz herkesin adını "Kime" alanına girin. Örneğin, tüm çalışanlarınıza ofis saatlerinde bir değişiklik hakkında bir mesaj gönderiyorsanız bu uygundur. Adlarını "Kime" alanında görmek, bu çalışanları e-postanın her birine yönlendirildiği konusunda bilgilendirir.

4

Doğrudan mesajınızda belirtilmeyen ancak mesajdan kimin haberdar edilmesi gerektiğini "CC" alanına girin. Örneğin, bir müşteriye mesaj gönderiyorsanız ve satış temsilcisinin döngüde kalmasını istiyorsanız, satış temsilcisinin adını CC alanına girersiniz.

5

Kime veya Bilgi alanlarına başkalarını eklediğinizde BCC alanını takdirine bağlı olarak kullanın. Bu, örneğin, bir müşteriye bir mesaj gönderiyorsanız ve bir tedarikçi veya iş ortağı, müşterinin haberi olmadan bilgilendirilmeyi istemişse uygun olabilir.

Alıcılara Hitap Etmek

1

E-postanın ilk satırında birden fazla alıcıya hitap ederken "Selamlar" veya "İyi Günler" gibi genel bir selamlama kullanın. Tüm alıcılar sizinle aynı ilişkiye sahipse, onlara eşit şekilde hitap edin - örneğin, "Değerli Müşterilerimiz" veya "Çalışanların Dikkatine". Bu, alıcılar için bunun birden çok kişiye gönderilen bir grup mesajı olduğuna dair önemli bir ipucudur.

2

Bu alanda yalnızca bir kişi varsa ve diğerleri karbon kopyaları gönderiliyorsa, "Alıcı" alanındaki kişiye adıyla hitap edin. Bu, kişiye e-postanın kendisine gönderildiği konusunda bilgi verirken, diğer herkes de karbon kopya aldığını hemen bilecektir.

3

Mesajı, başkalarının önünde herkesin önünde konuşuyormuşsunuz gibi, hitap edilen kişi veya kişiler için uygun bir tarzda yazın.

4

E-postayı ofis içi iletişimlerde normalde yaptığınız gibi imzalayın. Alıcılardan herhangi biri iş yerinizin dışındaysa, tam adınızı ve şirket adınızı, ayrıca adresinizi ve telefon numaranızı kullanın. CAN-SPAM yasasının, işletmenizin dışına gönderilen tüm ticari e-postalar için geçerli olduğunu unutmayın.

Microsoft Outlook'ta Kişi Grubu Oluşturma

1

Microsoft Outlook'u başlatın ve Giriş sekmesinin "Yeni" bölümünden "Yeni Kişi Grubu" nu seçin.

2

"Ad" alanına grup için bir ad yazın. Kişi Grubu sekmesindeki "Üyeler" grubundan "Üye Ekle" yi seçin.

3

"Outlook Kişilerinden", "Adres Defterinden" veya "Yeni E-posta" kişisini istediğiniz gibi seçin. Yeni bir e-posta kişisi eklemek için, bilgileri "Yeni Üye Ekle" iletişim kutusuna yazabilirsiniz. Diğer yöntemler için, listeden isimleri seçmeniz yeterlidir.

4

E-posta mesajınızın "Alıcı", "CC" veya "BCC" alanına grubun adını yazın.